Effizientes Arbeiten mit Vorlagen für Word, Excel & Powerpoint

Gut formatierte und durchdachte Vorlagen ermöglichen ein professionelles Erscheinungsbild Ihres Unternehmens nach außen und sorgen für effiziente Arbeitsabläufe bei der Erstellung Ihrer Geschäftsdokumente.

Dokumentvorlage, Template, Formatvorlage? Eine kurze Begriffsklärung

Eine Dokumentvorlage (auch Template genannt) ist wie ein Vordruck zu verstehen, der immer wieder aufs Neue verwenden werden kann. Beim Öffnen einer Dokumentvorlage wird nicht das Original geöffnet (wie bei einer „normalen“ Datei) sondern ein neues Dokument erstellt, dessen Inhalt mit dem der Vorlage identisch ist.

Eine Formatvorlage dagegen ist eine Kombination verschiedener Formatierungen. Ist sie einmal angelegt, kann mit ihr ein bestehender Textbereich komfortabel formatiert werden. Genutzt wird dies gerne für Überschriften, Aufzählungen, besondere Hervorhebungen o. ä., kann aber auch für das einheitliche Gestalten z. B. von Tabellen verwendet werden. Formatvorlagen, die in einer Dokumentvorlage angelegt sind, stehen allen auf dieser Vorlage beruhenden Dokumenten zur Verfügung.

Geschäftsbriefe, Präsentationen und andere Firmendokumente

Sehr häufig werden Dokumentvorlagen genutzt, um einen Briefbogen möglichst detailgenau digital nachzubauen, so dass keine bedruckten Briefbögen mehr notwendig sind. Durch Vorlagen wird nicht nur das Briefeschreiben schneller und einfacher, auch das Erstellen anderer Dokumente, wie z. B. Protokolle, Rechnungen, Angebote, Berichte, … wird durch das Anlegen entsprechender Vorlagen effizienter.

Eine Powerpoint-Vorlage mit professionell eingerichteten Masterfolien sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild  und erleichtert das Erstellen und Bearbeiten von Ihren Präsentationen.

Einheitliches Erscheinungsbild Ihres Layouts nach innen und außen

Die Gestaltung Ihrer Vorlagen orientiert sich an Ihrem bisherigen oder dem gewünschten neuen Layout und/oder an den Vorgaben Ihres Corporate Designs. Alle feststehenden Text- und Grafikelementen, wie z. B. Ihr Logo, das Adressfeld, Bezugszeichenzeile oder Infoblock, Kopf- und Fußzeile, Seitenzahlen, etc. werden ebenfalls in der Vorlage integriert (auf Wunsch beachte ich dabei die Einhaltung der DIN-Norm 5008). Egal, wer die Vorlage nutzt, das Erscheinungsbild Ihrer Geschäftsdokumente bleibt einheitlich und wirkt – sowohl nach innen wie nach außen – professionell.

Saubere Formatierung – anwenderfreundliche Nutzung

Durch die durchdachte und professionelle Formatierung wird eine anwenderfreundliche Bedienung sichergestellt, die Eingabe möglichst einfach gehalten und das Problem des versehentlichen Verschiebens von Grafik- oder Textelementen bei der Bearbeitung minimiert. Das erleichtert das Erstellen und die Bearbeitung von Dokumenten und verkürzt die Arbeitsprozesse.

Automatisierung durch Makroprogrammierung

Darüber hinaus kann eine Dokumentvorlage durch Makro-Programmierungen ergänzt werden, die das Automatisieren wiederkehrender Aufgaben übernimmt: z. B. das Abfragen variabler Daten (wie Name des Autors, Versionsnummer, Adresse, Absenderangaben wie Ansprechpartner oder Telefon-Durchwahl) und deren Positionierung an den dafür vorgesehenen Stellen im Dokument oder das Einfügen bzw. Löschen von vorgegebenen Tabellen, Vertragsdetails oder anderer Textelemente. Bitte beachten Sie dabei, dass der Einsatz von Makros in vielen Unternehmen nicht (mehr) erlaubt ist.

Haben Sie weitere Fragen oder möchten Sie ein unverbindliches Angebot?

Nehmen Sie Kontakt mit mir auf – ich freue mich über Ihr Interesse! Möchten Sie in diesem Zusammenhang auch das Layout Ihrer Schriftstücke oder Ihr gesamtes Corporate Design modernisieren? Gerne erstelle ich Ihnen auch hierzu ein Angebot mit meinem Kooperationspartner Kommunikationsdesign | Matthias Hugo.

Aktuelle AuftraggeberInnen:

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Martina Hoffmann-Seidel